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Einfach E-Mails sicher verschicken? Nutzen Sie einfach RMAIL.
Ihr Schlüssel für eine sichere digitale Kommunikation.
Tagtäglich werden in der geschäftlichen Kommunikation weltweit über 100 Milliarden E-Mails versandt, die wenigsten davon unverschlüsselt. Dabei werden oft sensible und vertrauliche Daten, wie z. B. Bankverbindungen, persönliche Daten etc. leichtfertig mit versandt. Gerade diese unverschlüsselten E-Mails können relativ einfach von Unbefugten mitgelesen oder - im schlimmsten Fall - sogar abgeändert werden. Gehen sie kein Risiko ein.
Obwohl es gültige Gesetze und Verordnungen zum Datenschutz gibt, werden meist nur die lokal gespeicherten Daten geschützt und die elektronische Kommunikation bleibt ungeschützt. Genau hier schafft RMail Abhilfe: RMail bietet Lösungen, um Sender und Empfänger vor Datenschutzverletzungen zu schützen. Erweitern Sie die Möglichkeiten Ihrer digitalen Kommunikation und setzen Sie beim Austausch von Daten mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten auf RMail, die erweiterbare E-Mail-Lösung für mehr Sicherheit, Integrität und Effizienz. Wann immer E-Mails nachweisbar beim Empfänger eingehen müssen - sei es um Fristen zu wahren oder wichtige Informationen vertraulich zu versenden - RMail bietet Ihnen die Basis, Ihre E-Mail-Korrespondenz mit Sicherheit und Nachweisbarkeit zu erledigen. National und international, ohne dass der Empfänger eine Software installieren oder sich registrieren muss.
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=> Nachweis zur Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz => einfache E-Mail-Verschlüsselung => sichere E-Mails national und international versenden und empfangen => unkomplizierte und einfache Integration in bestehende Systeme |
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=> benutzerfreundlicher und sicherer E-mail-Versand in vertrauter Umgebung => höchste Empfängerakzeptanz => elektronische Unterschriften => Versand von großen Dateianhängen |
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Nachweis zur Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz RMail liefert mit jeder Nachricht einen einzigartigen Zustellungsnachweis, der die verschlüsselte Zustellung Ihrer Nachricht belegt und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz, egal ob DSGVO oder HIPAA, demonstriert. Dieser Zustellungsnachweis kann jederzeit authentifiziert werden. Somit können Sie im Falle einer möglichen Datenpanne jederzeit nachweisen, dass diese erst aufgetreten sein kann, nachdem Ihre Nachricht beim Empfänger eingegangen ist. |
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Einfache E-Mail-Verschlüsselung Datenschutz geht vor! Sensible und vertrauliche Informationen verschlüsselt versenden - ganz einfach mit nur einem Mausklick und ohne Umgewöhnung auf ein anderes E-Mail-Programm. Die One-Click-Verschlüsselung von RMail basiert auf der Auto-TLS Methode, welche automatisch die optimale Verschlüsselung verwendet. Die verschlüsselte E-Mail kann von jedem E-Mail Client empfangen und geöffnet werden. |
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Sichere E-Mails national und international versenden und empfangen RMail ist weltweit nutzbar und erfordert vom Empfänger keine Software-Installation oder irgendeine Registrierung auf Webplattformen. Empfängerreaktionen werden jedoch innerhalb eines sicheren Netzwerkes verarbeitet. |
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Unkomplizierte und einfache integration in bestehende Systeme RMail lässt sich leicht und unkompliziert in das bestehende IT-System Ihres Unternehmens integrieren und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Der Administrator bzw. Anwender kann z. B. die Verschlüsselungsmethode festlegen, den Speicherort der Zustellungsnachweise bestimmen oder auch die Versandoption von großen Datei-Anhängen automatisch konfigurieren. Erweitern Sie den Funktionsumfang Ihrer CRM oder ERP Systeme - ob per API oder Domain-Extension und steigern Sie Ihre Effizienz in der Auftragsbearbeitung oder im Vertrieb. |
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Benutzerfreundlicher und sicherer E-Mail-Versand in vertrauter Umgebung Per Download wird RMail als Plug-In in das bestehende E-Mail-Programm installiert. Der Benutzer kann direkt aus seinem vertrauten E-Mail-Programm und unter Verwendung der eigenen E-Mail-Adresse sofort sicher und vertraulich E-Mails versenden. Der Einsatz einer Zusatzsoftware ist nicht notwendig. RMail ist einfach und intuitiv zu bedienen und somit auch für weniger erfahrene Computernutzer sofort nutzbar. |
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Höchste Empfängerakzeptanz Viele Verschlüsselungslösungen scheitern schlicht und einfach an der Empfängerakzeptanz. Beispiele dafür hat es in der Vergangenheit einige gegeben. Die RMail Verschlüsselung arbeitet mit allen E-Mail-Clients auf der Empfängerseite zusammen und bietet mit dem Compliance-Record einen auditfesten DSGVO-Nachweis. |
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elektronische Unterschriften RMail bietet verschiedene Lösungen für elektronische Unterschriften und ermöglicht es Ihnen, Dokumente und Vereinbarungen mit der umfassendsten rechtlichen und international anerkanntesten elektronischen Unterschrift zu versehen. Gewinnen Sie an Flexibilität und „unterschreiben“ Sie auf Ihrem Laptop, Tablet oder Smartphone ohne Verwendung von Druckern und postalischen Versandmaterialien. |
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Versand von großen Dateianhängen Wer große Datenmengen per E-Mail versenden möchte, steht oft vor dem Problem, dass die meisten E-Mail-Provider nur den Versand bis zu einer bestimmten Dateigröße ermöglichen. Mit LargeMail können Sie sensible Informationen und Anhänge bis zu einer Größe von 1 GB einfach per E-Mail austauschen. Sicher verschlüsselt, bequem und mit hoher Beweiskraft - direkt aus dem bestehenden E-Mail-System! |
Zustellungsnachweis und Sendeverfolgung
Jede Standard E-Mail kann mit einfachsten Mitteln verändert werden. Schon bei Weiterleitungen kann jede Angabe von Zeit und Inhalt editiert werden. Es ist daher kein Wunder, dass Standard-E-Mails bei Streitfällen vor Gericht so wenig Beweiskraft haben. Hinzu kommt, dass die Nachvollziehbarkeit der Zustellung von Standard-E-Mails nicht gegeben ist und in den meisten Fällen der Absender keine Chance hat, diese nachzuvollziehen. Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU werden die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes europaweit vereinheitlicht. Der Zustellungsnachweis erfüllt die Rechenschaftspflicht Compliance Record für Artikel 5 Abs. 2 der DSGVO.
Der eingeschriebene Zustellungsnachweis stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird automatisch an den Absender gesendet oder zentral bei diesem archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält die Informationen, um die Zustellung, den Inhalt und die jeweiligen Zeitangaben verlässlich nachweisen zu können.
HTML Receipt: Der Anhang “HTML Receipt” enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. aller Anhänge in verschlüsselter Form, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben. Alle Informationen sind verschlüsselt gespeichert und somit manipulationssicher.
Verifikation: Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen, können die Fakten zur Zustellung wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, um die Originalität der E-Mail nachzuweisen.
Sendestatus: Der eingeschriebene Zustellungsnachweis enthält die Nachweise zur Zustellung sowie den Zustellstatus.
Audit Trail e-communications: RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail auf. Das beinhaltet die SMTP Dialoge und weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
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Verschlüsselung ist der bewährte Weg, E-Mails vertraulich zu behandeln. Doch wie nützlich ist ein E-Mail-Verschlüsselungsservice, wenn es umständlich und unkomfortabel ist, die verschlüsselte Nachricht zu versenden? Oder, wenn Ihre Empfänger ständig Hilfe benötigen Ihre E-Mails zu öffnen? Mit RMail können Sie Ihre Nachricht ganz einfach per Mausklick verschlüsseln. Bei Bedarf lässt sich die E-Mail-Verschlüsselung auch als Standard setzen. Und das Beste: Ihre Empfänger können die verschlüsselten E-Mails einfach lesen - ohne Zusatzsoftware oder Registrierung auf Webplattformen.
Der Service bietet eine einmalige Kombination von Funktionen:
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▪ Automatische TLS Verschlüsselung mit Nachweis der konformen Zustellung. ▪ Ende zu Ende Verschlüsselung ohne Zwischenspeicherung der Daten, ohne Zusatzklicks, Downloads oder Web-Account. ▪ Nachweisbare, beweisfähige Empfangsquittung für Compliance und Übertragung durch den einzigartigen „Eingeschriebenen Zustellungsnachweis“ |
▪ Keine speziellen Schlüsseltauschszenarien. Einfachste Integration in Outlook und Gmail (zweiter Sendebutton). ▪ E-Mail Adresse bleibt bestehen, kein Webmailer. ▪ Integrierte Möglichkeit für sichere Antwort des Empfängers via vorkonfiguriertem Webmailer (ohne Kontoeröffnung etc.!) |
| Funktionsweise Verschlüsselung mit Auto-TLS und SecurePDF | [Abbildung] |
1. TLS verfügbar: Die Nachricht wird per TLS über einen sicheren Tunnel verschlüsselt zum Empfänger geliefert. Die E-Mail wird beim Empfänger wie eine herkömmliche E-Mail angezeigt, trägt aber einen zusätzlichen Hinweis bezüglich der sicheren Zustellung sensitiven und vertraulichen Inhalts.
2. TLS nicht verfügbar: Sollte TLS nicht verfügbar sein, wird die Original-E-Mail in ein sicheres, AES 256bit verschlüsseltes PDF verpackt und versandt.
E-Mail-Verschlüsselung ohne Zutun des Empfängers und mit verschlüsselter Antwort
Die RMail-Verschlüsselungslösung mit SecureReply ermöglicht es Empfängern, plattformunabhängig und ohne vorherigen Einrichtungsaufwand, verschlüsselte Nachrichten zu empfangen und direkt darauf verschlüsselt zu antworten. Wenn keine TLS-Verbindung erkannt wird, enthält jede verschlüsselte E-Mail einen Link zum sicheren Antworten direkt auf den Browser.
E-Mails und Anhänge einfach elektronisch Unterzeichnen
Elektronisch zu unterschreiben ist nicht schwer. Man tippt einfach seinen Namen unter ein Dokument oder bestätigt eine E-Mail. Dies kann durchaus die gleiche juristische Bedeutung wie eine händische Unterschrift besitzen, solange alle Parteien den Nachweis haben, dass der Unterzeichner genau diesen spezifischen Inhalt unterzeichnet hat. Fehlt dieser Nachweis, dann ist die elektronische Unterschrift wertlos.
Mit RMail sind Sie in der Lage, die einzelnen Schritte des digitalen Zeichnungsprozesses komplett nachvollziehbar abbilden zu können. Das betrifft sowohl den Inhalt der Dokumente zum Zeitpunkt der Unterzeichnung sowie die Unterzeichnung durch die jeweiligen Parteien an sich. Eine Vereinbarung mit RMail zu unterzeichnen ist so einfach wie Ihr Dokument an eine E-Mail anzuhängen: durch das Aktivieren der Option “eVertrag” im Sendefenster von RMail. Kein vergleichbarer Dienst ist so einfach zu nutzen und bietet den „Eingeschriebenen Zustellungsnachweis“ mit allen Informationen zum Nachweis.
RMail bietet folgende Unterzeichnungs-Möglichkeiten:
Der Absender unterzeichnet – Digital Seal:
Das Digital Seal ist eine Form der elektronischen Unterschrift für den Absender. Digital Seal Protection sorgt dafür, dass der Empfänger die Integrität und den Absender der E-Mail jederzeit verifizieren kann. Das Digital Seal fügt automatisch die Unterschrift (handschriftlich oder rein elek- tronisch), die entsprechenden Zeitangaben und IP-Adressen auf jede Seite eines gesendeten PDF-Anhangs hinzu. Ideal, wenn Sie Angebote unterschrieben versenden möchten!
Der Empfänger unterzeichnet – eSignOff:
Das eSignOff erlaubt es dem Empfänger, eine E-Mail sowie alle Seiten eines beigefügten Anhangs elektronisch zu unterschreiben. Wenn der Empfänger unterzeichnet, werden alle Anhänge automatisch in ein PDF umgewandelt. Dieses
wird mit dem Digital Seal versehen und an den Sender zurückgesendet. Warum noch Verträge ausdrucken, kuvertieren, faxen/versenden und nachfassen, wenn es schneller, einfacher und günstiger geht?
Mehrere Parteien unterzeichnen – eVertrag:
Eine weitere Möglichkeit bietet die Kombination aus eSignOff und Digital Seal. Dadurch entsteht ein bilateraler Vertrag. Partei A sendet den Vertrag mit eSignOff zu Partei B, diese unterzeichnet und Partei A unterzeichnet den zurück
erhaltenden Vertrag schlussendlich mit Digital Seal. Alternativ kann der Vertrag an weitere Parteien zur Gegenzeichnung versendet werden. Am Ende erhalten alle beteiligten Parteien eine Kopie des unterschriebenen eVertrags.
Wer per E-Mail große Mengen an Daten versenden möchte, steht oft vor folgendem Problem: Die meisten E-Mail-Provider ermöglichen nur den Versand bis zu einer bestimmten Dateigröße (standardmäßig 10 - 25 MB). Mit LargeMail, einer der umfangreichen Funktionen von RMail können Sie nun vertrauliche und sensible Informationen sowie Anhänge bis zu einer Größe von 1 GB einfach per E-Mail austauschen. Sicher, verschlüsselt, bequem und vor allem mit hoher Beweiskraft nachweisbar direkt aus Ihrem bestehenden E-Mail-Programm heraus.
Für noch mehr Sicherheit, Integrität und Effizienz bei der täglichen Bewältigung der E-Mail Kommunikation bietet RMail zusätzliche Funktionen an. Ein Beispiel: SideNote. Möchten Sie cc. Adresssaten noch eine Randnotiz mitteilen? Kein Problem mit der „Post It-Methode“! Vor dem Absenden Botschaft schreiben und zusammen mit der E-Mail abschicken. Das spart zusätzliche Telefonate und Missverständnisse.
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| Versand von großen Dateianhängen | PDF-Konvertierung per Mausklick |
| Fotos, Videos und andere große Dokumente direkt aus dem bestehenden E-Mail-Programm versenden, die normalerweise das Limit einer gewöhnlichen E-Mail überschreiten. Ohne Drittanbieter, neue Upload-Accounts und mit Zustellungsbestätigung! | RMail gibt Ihnen die Möglichkeit, Word-, Excel- oder PowerPoint-Anhänge in ein PDF-Format zu konvertieren, gerne auch passwortgeschützt. Das ermöglicht dem Empfänger den einfachen Zugang zu den E-Mail-Anhängen, egal ob er Microsoft Office-Anwendungen verwendet oder nicht. |
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| In ZIP komprimieren | Entfernung von Metadaten |
| RMail ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf die angehängten Dokumente in ein ZIP-File zu komprimieren und damit den benötigten Speicherplatz im Posteingang des Empfängers zu vermindern. | Metadaten können für Ihre Privatsphäre eine ernste Gefahr darstellen, wenn diese nicht vor dem Versenden von Dokumenten entfernt werden. Mit RMail können Sie Metadaten, falls gewünscht, mit einem Mausklick aus den Dokumentenanhängen entfernen. |
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oder rufen Sie einfach an! Unter Telefon 06435/54820 ist unser Team für Sie erreichbar!
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